使い終わった書類は大きく分けて保存用と廃棄用に分かれます。廃棄用ならばそのままシュレッダーで裁断して処分すればよいのですが、保存用の場合はそのままファイリングして保存される事が多いのではないでしょうか。
「印鑑が押してあるから紙で残しておいた方がいいかな？」「冊子になっているから、そのまま棚にしまっておけばいいか」と手当たり次第に保存していると、どこの棚に片付けたか分からない、ほとんど見ない書類で棚が一杯と見た目にも乱雑な印象を与えます。
現在進行形で使用している稟議書などの書類ならば紙で無いといけない場合もありますが、決済が済んだ書類に関してはそれ以上の変更が無いので、スキャナで取り込んでＰＤＦファイルで保存しておけば場所をとることもなく、後で探すのも検索機能を使えばすぐに見つかります。
冊子になっているパソコン本体やパソコンソフトのマニュアルも、
裁断機でばらした後スキャナしておけば、トラブル時にあちこちのページを開かなくても、検索するだけでトラブルシューティングが出来ます。
すべてをデータ化してしまえば必要なスペースはパソコンの中だけと、究極のミニマム化になりますので、この先電子化は主流になると思います。
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